В данной статье разберём что такое график отпусков и как его создать в программном продукте 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1.
График отпусков – это документ, в котором устанавливается очерёдность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудникам в календарном году. В этом документе указываются планируемые даты начала и продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска для каждого сотрудника организации.
Важно помнить, что:
- График отпусков составляется только для штатных сотрудников и только для оплачиваемых отпусков: основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней, дополнительный отпуск за работу во вредных опасных условиях труда, в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях и неиспользованные дни отпуска за предыдущие периоды.
- Не учитываются те физические лица, которые работают не по трудовому договору. Например, по договору ГПХ не учитываются отпуска, которые берут сотрудники за свой счет, больничные, а также праздничные дни и отгулы сотрудников.
График отпусков должен быть утверждён не позднее, чем за две недели до начала календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Например, график отпусков на 2026 год утверждается не позднее 17 декабря 2025 года.
Форма Графика отпусков может быть как унифицированной (форма Т-7), так и самостоятельно разработанной и утверждённой внутри компании.
Основные правила составления графика отпусков:
- В график отпусков должны быть включены все сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры. В том числе дистанционных работников, «срочников», чьи трудовые договоры прекращают действие в наступающем году, также сотрудниц, находящихся в декрете;
- При составлении графиков отпусков учитываются пожелания льготников;
- Пожелания остальных сотрудников относительно времени отдыха будут согласованы с работодателем с учётом обеспечения непрерывности технологического процесса;
- О времени начала отпуска сотрудник должен быть извещён под роспись не позднее чем за 2 недели до его начала;
- При разделении отпуска одна из его частей не должна быть меньше 14 календарных дней;
- Нерабочие праздники не включаются в число календарных дней отпуска (ст. 120 ТК РФ). При этом перенесённые Правительством выходные дни, которые приходятся на период ежегодного отпуска работника, включаются в число календарных дней отпуска (Письмо Роструда от06.2024 N ПГ/11789-6-1);
- Если в организации есть профсоюзная организация, то необходимо согласовать подготовленный график с ней. После этого график нужно утвердить. Это может сделать как сам руководитель компании, так и другой назначенный им работник.
Почему важно составлять График отпусков
За отсутствие утверждённого графика отпусков предусмотрена ответственность. На работодателя может быть наложен штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:
- 1 000 – 5 000 рублей – для должностных лиц;
- 30 000 – 50 000 рублей – для компаний;
- 1 000 – 5 000 рублей – для ИП.
Как создать График отпусков в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1.
График отпусков в программном продукте 1С:ЗУП 3.1 составляется с помощью документа График отпусков. Раздел Кадры – Графики, переносы отпусков.
По кнопке «Создать» – График отпусков.
Поле «Организация» заполняется по умолчанию. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то необходимо выбрать ту организацию, для которой формируется график отпусков. В поле «Дата» указывается дата регистрации данного документа в программном продукте, данная дата документа будет использоваться в печатной форме этого графика отпусков. В 1С:ЗУП формируется график отпусков по унифицированной форме Т-7.
Заполняется табличная часть документа с помощью кнопок «Подбор» или «Добавить».
Если необходимо подобрать автоматически сразу всех сотрудников организации или конкретного подразделения (подразделений), нажмите на кнопку Подбор, затем в открывшейся форме подбора сотрудников выберите вид списка Все сотрудники или По подразделениям, или По группам, нажав на соответствующую кнопку. Далее нажмите на клавиатуре комбинацию клавиш Ctrl + A (в результате все сотрудники будут выделены жёлтым цветом), а затем на кнопку Выбрать.
Также график отпусков можно заполнить, загрузив данные из внешнего файла по кнопке «Загрузить из файла». Для этого необходимо выбрать на рабочем компьютере таблицу с данными сотрудников (ФИО, вид отпуска, дата начала, дата окончания).
С помощью кнопки «Заполнить» можно заполнить документ уже оформленными отпусками сотрудников.
Табличная часть документа «График отпусков» содержит ФИО сотрудника, даты начала и окончания планируемого отпуска сотрудника. (Если указать дату начала отпуска и количество дней отпуска (в колонке Кол-во дн.), тогда дата окончания планируемого отпуска заполнится автоматически). Вид отпуска (заполняется видами отпусков, назначенными сотруднику). Права на ежегодные отпуска для каждого сотрудника указываются в кадровых документах (Приём на работу, Кадровый перевод, Начальная штатная расстановка, Ввод остатков отпусков и т. д.). На каждый вид отпуска вводится отдельная строка).
В колонке «Фактический отпуск» информация о планируемых отпусках сотрудников отображается в виде ссылок. С помощью ссылки «Оформить отпуск» можно создать документ «Отпуск», при этом в созданном по ссылке документе будут автоматически проставлены даты начала и окончания отпуска из Графика отпусков. Также можно открыть ранее созданный документ.
Проверить корректность заполнения документа График отпусков можно с помощью ссылки «Контроль остатков отпусков», которая находится в подвале документа.
После перехода по данной ссылке открывается форма с детальной информацией по остаткам отпусков сотрудников согласно данным учёта.
Если у сотрудника есть два вида отпуска – «Основной» и «Дополнительный» с пересекающимися периодами, то по ссылке «Оформить отпуск» сформируется один документ с несколькими датами. Т.е. в документе «Отпуск» будут заполнены две вкладки: «Основной отпуск» и «Дополнительные отпуска, отгулы».
Из графика отпусков можно оформить перенос отпуска, перейдя по одноимённой ссылке в столбце «Фактический отпуск», если в компании возникнет данная необходимость.
После перехода откроется форма для заполнения. Перенос может быть как по инициативе работника, так и по инициативе работодателя.
Созданный документ «Перенос отпуска» можно найти в разделе Кадры – Графики, переносы отпусков.
Если перенос отпуска разбивается на несколько частей, то при переходе по ссылке «Оформить отпуск» открывается специальная форма для оформления отпусков.
В печатной форме Графика отпусков Т-7 отражены данные о запланированных датах, а также переносе отпуска, где указан документ основание и новые даты начала и окончания отпуска.
Если у вас не получается освоить программный продукт 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 самостоятельно или в работе возникает много вопросов, то обратитесь к нам. Наши консультанты по бухгалтерскому и налоговому учёту помогут разобраться со всеми тонкостями работы в программах 1С.
