НДФЛ с материальной помощи сотрудникам

Организация может оказывать материальную помощь своим сотрудникам и прочим физическим лицам. Действующим ТК РФ порядок выплаты материальной помощи не установлен. Поэтому основания, условия, размер и порядок ее выплаты определяются в коллективных договорах, соглашениях и локальных нормативных актах (ЛНА). При этом материальная помощь является выплатой социального характера и не входит в состав заработной платы (письмо Минтруда России от 28.09.2020 № 14-1/ООГ-15412).

Порядок налогообложения матпомощи зависит от ее вида, рассмотрим его подробнее.

Материальная помощь, полностью освобожденная от НДФЛ

В полном размере освобождаются от НДФЛ следующие виды материальной помощи.

1. Материальная помощь в связи со смертью работника или членов его семьи. От НДФЛ освобождаются единовременные выплаты работодателем (п. 8 ст. 217 НК РФ):
   • членам семьи умершего работника (а также бывшего работника, вышедшего на пенсию);
   • работнику (в т. ч. бывшему работнику, вышедшему на пенсию), в связи со смертью члена (членов) его семьи. Речь идет о членах семьи, которые признаются таковыми СК РФ (см. письма Минфина России от 03.10.2022 № 03-04-05/95148, от 21.06.2021 № 03-04-05/48729, от 17.02.2021 № 03-04-05/10615).

   При этом важно, чтобы выплата была произведена однократно (единовременно). Выплаты, произведенные по одному основанию, но с определенной периодичностью, не являются единовременными, поэтому освобождение от налогообложения по п. 8 ст. 217 НК РФ на них не распространяется (см. письма ФНС России от 28.02.2020 № СД-4-3/3456 и Минфина России от 14.03.2019 № 03-04-06/16622).

2. Материальная помощь пострадавшим от террористических актов на территории РФ, стихийных бедствий или от других чрезвычайных обстоятельств, а также членам их семей ( п. 46 ст. 217 НК РФ).Примером такой материальной помощи, освобожденной от НДФЛ в полном объеме, ФНС России в письме от 06.12.2022 № БС-4-11/16492@ называет единовременную выплату сотруднику организации, который получил ранение при выполнении служебных обязанностей на территории проведения специальной военной операции (ДНР, ЛНР, Херсонская и Запорожская области и Украина).

   Освобождение от НДФЛ применяется как при оказании материальной помощи сотрудникам, так и иным пострадавшим гражданам. Важно, чтобы факт теракта, стихийного бедствия или ЧС был подтвержден документально справкой соответствующего компетентного органа или ведомства.

3. Материальная помощь мобилизованным и членам их семей (п. 93 ст. 217 НК РФ).

Доходы в виде денежных средств и (или) иного имущества, безвозмездно полученных с 01.01.2022 гражданами в связи с прохождением военной службы (с участием в специальной военной операции) или членами их семей, освобождаются от НДФЛ в полном размере. Речь идет о тех, кто:

• призван на военную службу по мобилизации;
• находится в запасе, но заключил контракт на военную службу по п. 7 ст. 38 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ;
• заключил контракт о добровольном содействии в выполнении задач, возложенных на Вооруженные Силы РФ;
• проходит военную службу в Вооруженных Силах РФ по контракту или в войсках национальной гвардии РФ, а также в воинских формированиях и органах, упомянутых в п. 6 ст. 1 Федерального закона от 31.05.1996 № 61-ФЗ .

Во избежание претензий со стороны налоговых органов работодателю целесообразно предусмотреть в ЛНА для сотрудников, проходящих военную службу по мобилизации или контракту, в связи с таким прохождением. В приказе же о выплате материальной помощи необходимо указывать, что выплата производится в связи с мобилизацией или прохождением военной службы.

Материальная помощь, частично освобожденная от НДФЛ

К некоторым видам материальной помощи, освобожденным от НДФЛ частично, относятся следующие виды.

1. Материальная помощь в связи с рождением ребенка, а также в связи с усыновлением и установлением опеки над ребенком. Она освобождается от НДФЛ в пределах 50 000 руб. на каждого ребенка (п. 8 ст. 217 НК РФ). Данные доходы (в т. ч. полученные в натуральной форме) освобождаются от НДФЛ, если соблюдаются следующие условия:
   • работодатель выплачивает матпомощь сотруднику (родителю, усыновителю или опекуну ребенка) в течение первого года после рождения (усыновления или установления опеки). Если выплата произведена позже, то освобождение не действует (см. письмо Минфина России от 03.12.2020 № 03-04-06/105655);
   • выплата носит единовременный характер. Выплаты, произведенные по одному основанию, но с определенной периодичностью, не являются единовременными, поэтому освобождение от налогообложения по п. 8 ст. 217 НК РФ на них не распространяется (см. письма ФНС России от 28.02.2020 № СД-4-3/3456 и Минфина России от 14.03.2019 № 03-04-06/16622).

   Необлагаемый НДФЛ лимит в размере 50 000 руб. действует в отношении каждого родителя. Поэтому не нужно запрашивать у работодателя второго родителя сведения о том, выплачена ли ему матпомощь и в каком размере (письма Минфина России от 24.07.2019 № 03-04-06/55026 и от 08.07.2019 № 03-04-06/50324).

   Отметим, что освобождение действует и в том случае, когда рождается мертвый ребенок (см. письмо ФНС России от 11.12.2020 № БС-4-11/20492@).

2. Прочая материальная помощь, выплаченная сотрудникам (в т. ч. бывшим, уволившимся в связи с выходом на пенсию по инвалидности или по возрасту) по основаниям, не указанным выше. Она освобождается от НДФЛ в пределах 4 000 руб. (п. 28 ст. 217 НК РФ). Это означает, что если такая материальная помощь сотруднику за налоговый период не превышает 4 000 руб., выплачивающая ее организация не обязана удерживать НДФЛ и перечислять его в бюджет. Например, это может быть выплата сотрудникам материальной помощи к отпуску, в связи с выходом на пенсию, для поддержки в период эпидемии коронавируса и пр. (письма Минфина России от 22.06.2020 № 03-15-05/53998, от 27.04.2020 № 03-15-05/34128 и ФНС России от 24.07.2020 № БС-4-11/11908@).

Как исчислить НДФЛ с материальной помощи

Если у организации возникает обязанность исчислить НДФЛ с материальной помощи, превышающей ограничение (50 000 руб. для матпомощи в связи с рождением ребенка и 4 000 руб. для матпомощи по основаниям, не указанным в п.п. 8, 46, 93 ст. 217 НК РФ), то делать это следует на дату ее получения гражданином.

Датой получения материальной помощи будет (п. 1 ст. 223 НК РФ):

• дата выплаты (перечисления на счет) денег – если матпомощь выплачивалась (перечислялась) в денежной форме;
• дата передачи матпомощи – если она передавалась в натуральной форме.

Применяемая ставка НДФЛ зависит от налогового статуса гражданина. Если гражданин является резидентом, то НДФЛ со стоимости матпомощи исчисляется по ставкам:

• 30 % – если получатель матпомощи является нерезидентом (п. 3 ст. 224 НК РФ);
• 13 (15) % – если получатель матпомощи является резидентом ( п. 1 ст. 224 НК РФ).

Как удержать НДФЛ с материальной помощи и перечислить его в бюджет

Если матпомощь выплачивается в денежной форме, то НДФЛ следует удержать при ее фактической выплате (перечислении).

С матпомощи в натуральной форме налог удержать невозможно, поэтому начисленную сумму следует удерживать при выплате физическому лицу любых денежных средств. При этом нельзя удержать более 50 % от суммы выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ).

До 01.01.2023 удержанный НДФЛ следовало уплатить в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты, с которой он был удержан (п. 6 ст. 226 НК РФ).

С 01.01.2023 порядок уплаты НДФЛ в бюджет изменился. Почти весь год (с 23 января по 22 декабря) действует единое правило: если НДФЛ удержан с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего, то уплатить в бюджет нужно до 28-го числа текущего месяца. Например, если НДФЛ удержан 25 марта, то уплатить его нужно не позднее 28 апреля. Исключений из этого правила всего два (период с 23 декабря по 22 января):

• если НДФЛ удержан с 1 по 22 января, то уплатить нужно не позднее 28 января;
• если НДФЛ удержан с 23 по 31 декабря – не позднее последнего рабочего дня календарного года.

Если до конца года организация не сможет удержать налог с матпомощи (когда нет других денежных выплат физлицу), то до 25 февраля следующего года она должна письменно сообщить об этом налоговому органу и налогоплательщику-физлицу (п. 5 ст. 226 НК РФ). Для этого служит форма справки из приложения № 1 к расчету 6-НДФЛ (утв. приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@). Так, о невозможности удержать налог за 2022 год следовало сообщить до 27 февраля 2023 года. В таком случае обязанность уплатить НДФЛ снимается с организации и переходит к физическому лицу – получателю матпомощи.

Источник: Информационная система 1С:ИТС