В последнее время все больше компаний переходят на систему электронного документооборота.
1С-Электронный документооборот (1С-ЭДО) создан для моментального обмена между предприятиями юридически значимой финансовой документацией.
— Ни одного потерянного документа! Всё хранится не только в вашей системе, но и на сервере;
— Отправка в два клика, автоматический обмен счетами-фактурами, актами сверки, накладными и пр., моментальная доступность юридически значимых финансовых документов;
— Существенное сокращение затрат на расходные материалы и оплату услуг доставки бумажной корреспонденции;
— Неограниченное количество пользователей — система работает с любым числом пользователей, которые имеют сертификат электронной подписи.
Данная услуга уже реализована в программных продуктах 1С и доступна пользователям ИТС. «1С-ЭДО» для пользователей 1С:ИТС – это:
— Бесплатное подключение,
— Входящие (принимаемые) документы не тарифицируются и не оплачиваются,
— Бесплатная отправка 100 комплектов документов в месяц (для пользователей ИТС уровня ПРОФ),
— Бесплатная отправка 50 комплектов документов в месяц (для пользователей ИТС уровня ТЕХНО).
О правовых основах обмена электронными документами рекомендуем прочитать в статьях на 1С:ИТС и на сайте its.1c.ru
Примечателен опыт внедрения ЭДО в компании Яндекс.
Идея перейти на электронный документооборот (ЭДО) возникла в «Яндекс.Деньгах» одновременно с увеличением объема и потока документов, которые часто теряются, да и к тому же их просто физически негде хранить. Путь перехода оказался непростым, но поучительным.
Перед тем как настроить процесс электронного документооборота, в компании провели тестирование. Для этого на платформе «1С» создали программу, помогающую оформлять кадровые документы. Например, сотрудник может легко оформить в ней командировку или подать заявление на отпуск — и больше не нужно подписывать приказ, а потом авансовый отчёт в бумажном виде.
Для подтверждения своих действий сотрудники используют электронную подпись. Все согласования происходят в электронном виде. И с кадровым учетом даже в большой компании может справиться 3 человека.
Контрагенты.
Операторы ЭДО берут плату только за отправку документов — все входящие документы бесплатны. Тарифы разные; как правило, есть годовая абонентская плата. Стоимость зависит от объёма отправляемых документов. К слову, в Яндексе до подключения к ЭДО на покупку бумаги потратили больше 170 тысяч рублей. После внедрения системы электронного документооборота расходы сократились как минимум на 10%. ЭДО существенно упрощает жизнь и компании и её контрагентам.
Вот ещё довод для тех, кто сомневается: 11 тысяч листов бумаги — это одно сохранённое дерево.
Что нужно для подключения к ЭДО:
1. Электронная подпись. Получить её можно в удостоверяющем центре.
2. Договор с оператором ЭДО.
3. На ЭДО лучше переходить постепенно, привлекая одного контрагента за другим. Проверить, кто из них уже работает с конкретной системой, можно через её поиск: достаточно ввести ИНН или название компании. Если вашего партнёра нет в базе, ему можно отправить предложение перейти на электронный обмен документами. Если контрагент уже работает с другим оператором ЭДО, можно использовать роуминг, который позволяет обмениваться документами из разных систем.
4. С помощью ЭДО можно не только создавать новые документы, но и редактировать уже готовые, загрузив их из 1С или прямо со своего компьютера в любом формате. Система распознает данные, проведет проверку и укажет на ошибки.
5. Отправка контрагенту на согласование или подпись. Ему приходит уведомление о поступлении новых бумаг, и он может работать с ними прямо из веб-версии системы или из модуля 1С. А с «облачной» электронной подписью это можно делать даже со смартфона или планшета.
По закону документы с электронной квалифицированной подписью имеют такую же юридическую силу, как и обычные бумаги. Так что при запросе отчётности от налоговой вам не придётся собирать кипу актов — все документы будут отправляться из системы ЭДО.
Хотите подключится? Звоните:
Белгород (4722)520-911 или Старый Оскол (4725)452-290