При направлении работников в загранкомандировки им, как правило, выдаются подотчетные суммы в рублях. На них сотрудники приобретают иностранную валюту с целью оплаты стоимости проезда, найма жилья и т.п. В соответствии со ст. 168 ТК РФ работодатель обязан возместить фактически понесенные командированным сотрудником затраты. То есть необходимо компенсировать работнику сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованной валюты.
Расходы организации на командировки сотрудников относятся к числу прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Минфин России в письме от 03.09.2015 № 03-03-07/50836 отметил, что при загранкомандировках расходы следует определять исходя из суммы, которую сотрудник истратил на приобретение валюты. Причем применять необходимо тот курс обмена (конвертации), который указан в первичном документе – справке о покупке валюты.
По мнению ведомства, порядок учета указанных расходов при применении метода начисления зависит от того, располагает физлицо данной справкой или нет. Так:
- если сотрудник предоставил справку о курсе обмена валюты – расходы пересчитываются по курсу, указанному в данном документе, и признаются на дату утверждения авансового отчета о командировке (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ);
- если сотрудник не предоставил справку о курсе обмена валюты – расходы пересчитываются по курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса (согласно п. 10 ст. 272 НК РФ). Учесть их при исчислении налога на прибыль нужно также на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
В более ранних письмах контролирующие органы высказывали аналогичную точку зрения (см. письма Минфина России от 31.03.2011 № 03-03-06/1/193, ФНС России от 21.03.2011 № КЕ-4-3/4408).
Подробнее о расходах на командировки см. справочник «Налог на прибыль организаций».