Что такое Электронный документооборт(ЭДО)?
Электронный документ — это файл, заверенный электронной подписью. Его не нужно распечатывать, так как юридически значимым оригиналом он является именно в электронном виде.
Электронный документооборот (ЭДО) происходит через систему оператора ЭДО, включенного в сеть доверия ФНС РФ. Одна организация отправляет другой файл документа. Адресат получает его через несколько секунд на своем ПК. Процесс можно сравнить с электронной почтой. При передаче документа оператор автоматически проверяет легитимность электронной подписи, которой завизирован документ, и соответствие формата документа требованиям законодательства.
Если документ требует двусторонней подписи, получатель также подписывает его электронной подписью или отказывает в подписи и запрашивает корректировку. Движение документа отправитель может отследить благодаря статусам: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи».
 |
Сервис 1С-ЭДО был разработан для обмена первичными документами, но на данный момент его возможности стали более широкими. При помощи возможностей телекоммуникации вы можете отправлять, а также принимать любой формат документов в электронном виде. Будь то счет, договор или акт сверки. |
Удобство сервиса:
Во-первых, это сказывается на скорости получения документов.
Во-вторых, Вам не нужно тратиться на почту России или отправлять документы курьерской доставкой. Давайте сравним:
Отправить письмо Почтой России – от 23₽ за письмо
Отправить письмо курьером – от 200₽
Стоимость одного письма отправленного через 1С-ЭДО – 2,50₽
Сервис 1С-ЭДО дает Вам возможность отправлять документы напрямую со своего рабочего места, всего за 3000₽ в год!
В-третьих, Вам не придется привлекать к работе другого сотрудника. Снижаются затраты на услуги сторонних организаций и снижаются временные затраты (кого-то попросить отправить, переслать, напомнить).
Кроме того, пользователям программ 1С, заключившим договор регулярного сопровождения с «Софт-Юнион», не нужно никаких финансовых вложений. Настройка и подключение данного сервиса в рамках договора регулярного сопровождения предоставляются абсолютно бесплатно.
Уделим пару слов техническим аспектам:
Как это выглядит в программе: Все происходит в той программе 1С, в которой вы привыкли работать. Обмен двусторонний – это значит, что вы можете отправлять документы и Ваши контрагенты могут присылать Вам документы в ответ. Вам не нужно выгружать эти документы в какие-то сторонние сервисы, не нужно тратить действия на дополнительные манипуляции (выгрузить/загрузить на стороннем софте).
Рассмотрим ситуацию на примере отправителя:
После настройки сервиса в документах «реализация/акт» будет доступна кнопка «ЭДО» по который вы сможете подписать и отправить данный документ, а также просмотреть его в электронном виде.
Рассмотрим ситуацию на примере получателя:
Такой же порядок действий и в обратной ситуации. Если вы покупатель, которому поставщик отправил документы по ЭДО, то в документах поступления будет аналогичная кнопка, по которой вы сможете перейти в ЭДО и проверить всю информацию.
Несколько слов о безопасности обмена:
Сразу возникает вопрос, где хранятся документы? Где Вы их можете найти позднее?
Все электронные документы хранятся в Вашей базе “1С: Предприятие”. Если вы на обслуживании у сопровождающей вас компании, то в обязательном порядке делаются резервные копии баз, соответственно сохранность документов таким образом гарантирована.
Также часто задают вопрос «как быть, если нам нужно найти документ, а у нас нет света или не включается компьютер?» – Конечно же, электронный документ можно распечатать, при этом он будет содержать всю информацию: о присвоенном ему идентификаторе, о подписях, а также данную копию можно заверить, если это требуется, для предоставления в контролирующие органы или по требованию контрагента.
На данный момент существует несколько операторов, предоставляющих услуги пользования обмена электронными документами. Среди них:
- Калуга Астрал
- Такском
- Тензор
- Контур
Важно! В 1С-ЭДО уже настроен роуминг (возможность обмена между разными операторами электронного документооборота). Это происходит в автоматическом режиме, без заполнения дополнительных заявлений. Но тем не менее пока еще остаются операторы, которые просят предоставлять заявления для настройки роуминга. Заполнять этот бланк совершенно не сложно. Наша компания в рамках бесплатной ЛК с удовольствием поможет вам внести необходимые данные и помочь отправить письмо выбранному оператору. Как правило, настройка роуминга не занимает более 5 рабочих дней. После этого вы также сможете обмениваться с тем контрагентом, с которым есть потребность в обмене.
