Расчетные листки отправляем сотрудникам по электронной почте. Как мы должны хранить их в этом случае – в электронном или бумажном виде? Нужно ли их как-то подписывать? Электронной подписи у нас нет.
Работодатель может хранить расчетные листки в электронном виде. Как-либо подписывать их при рассылке работникам необязательно. Обосновывается это следующим.
Обязанность работодателя извещать работника о составных частях заработной платы и размере иных сумм, начисленных работнику, а также о размерах и основаниях произведенных удержаний, закреплена в ч. 1 ст. 136 ТК РФ.
В частности, сведения о составных частях заработной платы работодатель должен довести до работника посредством предоставления ему расчетного листка, форма которого утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников (при его наличии) (ч. 2 ст. 136 ТК РФ). Требований к подписанию расчетных листков (в том числе электронной подписью) в трудовом законодательстве не содержится.
Порядок выдачи работникам расчетных листков законом не установлен. Такой порядок работодатель должен определить самостоятельно и закрепить в своих внутренних документах, трудовом или коллективном договоре.
При этом выдавать сотрудникам расчетные листки о заработной плате именно в бумажном виде необязательно. Работодатель вправе направлять работникам расчетные листки по электронной почте (письма Минтруда России от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560, Роструда от 27.12.2016 № ПГ/36563-6-1, от 18.03.2010 № 739-6-1).
Если в организации расчетные листки создаются с использованием автоматизированной программы (например, 1С) – формируются и выгружаются для отправки работникам по электронной почте, то распечатывать их на бумаге для хранения необязательно. Документ, который изначально создается в электронном виде, может храниться в таком же виде.
Подписывать расчетные листки при их рассылке работникам по электронной почте необязательно.
Источник: Информационная система 1С:ИТС