По общим правилам документы должны быть отражены в учете в том отчетном периоде, к которому они относятся, то есть в 2018 году. Поскольку это не сделано в связи с поздним получением документов, этот факт следует расценивать как ошибку в бухгалтерском и налогом учете.
При этом все ошибки подлежат обязательному исправлению.
Бухгалтерский учет
Порядок исправления ошибок в бухгалтерском учете регулируется ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете» (утв. приказом Минфина РФ от 28.06.2010 № 62н).
В соответствии с п. 9 и п. 14 ПБУ 22/2010 как существенная, так несущественная ошибка предшествующего отчетного года, выявленная после подписания бухгалтерской отчетности за этот год, исправляется в текущем отчетном периоде.
Таким образом, ошибка, допущенная в 2018 году, подлежит исправлению в периоде ее выявления, то есть в 2019 году. При этом если исправляется ошибка, признанная несущественной, доходы или расходы, которые в результате корректировок возникнут, следует отражать с использованием счета 91 «Прочие доходы и расходы», а при исправлении существенной ошибки используется счет 84 «Нераспределенная прибыль». В то же время если организация имеет право применять упрощенные способы бухгалтерского учета, то существенную ошибку можно исправить так же, как несущественную (п. 9 ПБУ 22/2010).
Налоговый учет
Что касается исправления ошибок, допущенных при исчислении налогов (в данном случае налога на прибыль), то по ст. 54 НК РФ ошибки, допущенные в предыдущих отчетных (налоговых) периодах, в общем случае исправляются в тех периодах, в которых они допущены. Этой же статьей установлено: если ошибки привели к излишней уплате налога в предыдущем отчетном (налоговом) периоде, то они могут быть исправлены в том периоде, в котором выявлены.
Таким образом, если неотражение документов в 2018 году привело к излишней уплате налога на прибыль в 2018 году, то отразить эти документы можно в 2019 году, но с учетом следующего. В соответствии с разъяснениями Минфина России (письмо от 24.03.2017 № 03-03-06/1/17177) в текущем отчетном (налоговом) периоде ошибка может быть исправлена, только если в этом периоде у организации есть налоговая база по налогу (то есть прибыль). Если налоговой базы нет (получен убыток), ошибка исправляется в том периоде, в котором она допущена. Таким образом, исправить ошибку в 2019 году налогоплательщик вправе, если в этом периоде организация имеет прибыль, подлежащую налогообложению. Если прибыли в 2019 году нет, исправить ошибку необходимо в 2018 году, а после подать уточненную декларацию по налогу на прибыль за этот период.