г. Белгород +7 (4722) 520-911

Понедельник, 4 декабря, 2023

Новые правила хранения архивных документов

Будет интересно

Росархив утвердил новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

Предусмотрено, что для государственных органов и органов местного самоуправления создание архивов – это обязанность, для других организаций – право.

Архив государственного органа, органа местного самоуправления, организации создается как структурное подразделение (в т. ч. в его составе). Государственные органы могут создавать архивы в форме юридического лица.

Порядок деятельности архива определяется локальными нормативными актами. Напомним, что Примерное положение об архиве организации утверждено приказом Росархива от 11.04.2018 № 42. Этот документ организации могут взять за основу при разработке своего Положения об архиве, которое утверждается руководителем организации.

Требования к комплектованию дел и хранению документов на бумажных носителях существенно не изменились, при этом сроки хранения документов также не изменились.

По сравнению с ранее действовавшими Правилами, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, в новых Правилах подробнее рассмотрены:

  • порядок проведения экспертизы ценности документов и оформления ее результатов;
  • правила хранения, комплектования и учета электронных документов;
  • порядок хранения, комплектования и учета аудиовизуальных документов;
  • порядок передачи документов на хранение в архив;
  • требования к помещениям, в которых должен размещаться архив.

Теперь работодатель может передать архивные документы на хранение организации, для которой такая деятельность является уставной (например, в государственный (муниципальный) или частный архив). Для этого необходимо заключить договор возмездного оказания услуг с такой организацией. В ранее действовавших Правилах это не было предусмотрено.

Кроме того, Росархив утвердил новые формы документов:

  • номенклатуру дел организации;
  • номенклатуру дел структурного подразделения организации;
  • акт о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению;
  • опись электронных документов;
  • опись дел по личному составу;
  • книгу учета поступления и выбытия дел, документов;
  • акт приема-передачи архивных документов в организацию, осуществляющую деятельность по хранению документов;
  • и т. д.

Указанные формы документов – рекомендуемые. Поэтому организации могут использовать их или разработать собственные формы, которые они будут использовать при хранении документов.

Новые Правила заменили Правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Новые Правила применяются с 17 сентября 2023 года.

 

Источник: Информационная система 1С:ИТС

Обсуждают

ЗАДАТЬ ВОПРОС СПЕЦИАЛИСТУ

Пожалуйста, введите ваш комментарий!
пожалуйста, введите ваше имя здесь

Последние статьи