Росархив утвердил новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.
Предусмотрено, что для государственных органов и органов местного самоуправления создание архивов – это обязанность, для других организаций – право.
Архив государственного органа, органа местного самоуправления, организации создается как структурное подразделение (в т. ч. в его составе). Государственные органы могут создавать архивы в форме юридического лица.
Порядок деятельности архива определяется локальными нормативными актами. Напомним, что Примерное положение об архиве организации утверждено приказом Росархива от 11.04.2018 № 42. Этот документ организации могут взять за основу при разработке своего Положения об архиве, которое утверждается руководителем организации.
Требования к комплектованию дел и хранению документов на бумажных носителях существенно не изменились, при этом сроки хранения документов также не изменились.
По сравнению с ранее действовавшими Правилами, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, в новых Правилах подробнее рассмотрены:
- порядок проведения экспертизы ценности документов и оформления ее результатов;
- правила хранения, комплектования и учета электронных документов;
- порядок хранения, комплектования и учета аудиовизуальных документов;
- порядок передачи документов на хранение в архив;
- требования к помещениям, в которых должен размещаться архив.
Теперь работодатель может передать архивные документы на хранение организации, для которой такая деятельность является уставной (например, в государственный (муниципальный) или частный архив). Для этого необходимо заключить договор возмездного оказания услуг с такой организацией. В ранее действовавших Правилах это не было предусмотрено.
Кроме того, Росархив утвердил новые формы документов:
- номенклатуру дел организации;
- номенклатуру дел структурного подразделения организации;
- акт о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению;
- опись электронных документов;
- опись дел по личному составу;
- книгу учета поступления и выбытия дел, документов;
- акт приема-передачи архивных документов в организацию, осуществляющую деятельность по хранению документов;
- и т. д.
Указанные формы документов – рекомендуемые. Поэтому организации могут использовать их или разработать собственные формы, которые они будут использовать при хранении документов.
Новые Правила заменили Правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.
Новые Правила применяются с 17 сентября 2023 года.
Источник: Информационная система 1С:ИТС
