Стоимость оплаты работникам проезда к месту работы и обратно, а также стоимость оплаты жилья работникам признаются доходами в натуральной форме и облагаются НДФЛ и страховыми взносами в общеустановленном порядке. Освобождение таких доходов Налоговым кодексом не предусмотрено.
Исключение составляют случаи, когда при переезде работника по предварительной договоренности с организацией на работу в другую местность организация возмещает работнику расходы по его переезду и переезду членов его семьи (включая расходы по провозу имущества), а также расходы по обустройству на новом месте жительства. Такие расходы освобождаются от НДФЛ при наличии документов, подтверждающих расходы.
По нормам Налогового кодекса в составе расходов на оплату труда для целей налогообложения прибыли можно учесть любые начисления работникам в денежной и натуральной формах, предусмотренные трудовыми и коллективными договорами.
Таким образом, если расходы на проезд и на аренду жилья для иногородних сотрудников являются формой оплаты труда и условием в трудовом договоре, то такие расходы могут быть учтены для целей налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда как заработная плата, выраженная в натуральной форме.
Подробнее о том, в каком размере учитываются в расходах суммы аренды жилья сотруднику, смотрите в справочнике «Налог на прибыль организаций».