В данной статье речь пойдет о сервисе 1С:Распознание первичных документов (РПД).
Что же это такое? РПД — сервис автоматического распознавания документов, созданный для ускорения обработки первичных документов.
Важно знать, что данный сервис доступен подписчикам 1С: ИТС.
Распознавание первых 250 страниц бесплатно, в целях тестирования сервиса.
Настроить сервис 1С: РПД можно в таких программных продуктах 1С как:
- Бухгалтерия предприятия;
- Комплексная автоматизация;
- ERP;
- Управление торговлей;
- Управление нашей фирмой;
- Розница
Рассмотрим на примере программного продукта 1С Бухгалтерия. Настройка сервиса 1С: РПД производится в разделе «Администрирование» – «Распознание документов».
В открывшемся окне с настройками, которые разделены по группам, отмечем те, которые подходят вам.
В форме настроек распознавания документов даются специальные ссылки:
- 1С: Сканер документов— позволяет подключить мобильное приложение, чтобы использовать мобильный телефон в качестве сканера. Сфотографированные первичные документы можно отправить на распознание и создавать новые документы в 1С.
- Соответствие распознанных строк— сохраняет все сопоставленные несовпадающие данные при загрузке из скана или фотографии в 1С.
Настройки распознавания документов содержат:
- флаг «Использовать распознавание документов», отвечающий за возможность распознавать сканы или фотографии документов и загружать их в 1С с использованием учетной записи Портала 1С: ИТС
- ссылка «Я участник пилотной программы», использующийся для подключения к пилотной программе. Подключение потребует авторизации, при этом режим использования Портала 1С: ИТСбудет отключен.
Если вы не участник пилотного проекта, используйте флажок «Использовать распознавание документов», который выставлен по умолчанию.
Настройки заполнения документов отвечают за сохранение вариантов сопоставленных документов. Ниже приведены варианты сохранения этих данных.
- Сохранение автоматически—распознаваемые данные сохраняются автоматически
- Задавать вопрос — при каждом распознавании документов, задается вопрос о сохранении, в зависимости от ответа, можно сохранить соответствие или отказаться от сохранения
- Не сохранять — не сохранять варианты соответствия распознанных данных
Настройки обработки документов — автоматическое сопоставление данных документов с распознанными и прикрепление изображения к документу:
- Прикреплять изображения к учетным документам
- Автоматически помечать распознанный документ обработанным
- Автоматически прикреплять изображение к учетному документу
- По умолчанию создавать счет фактуру при создании реализации и поступления
- Автоматически регистрировать кассовые чеки
По умолчанию в настройках установлена отметка «Автоматически помечать распознанный документ обработанным». Для вашего удобства можно выставить сразу вышеперечисленные флажки.
Автоматическое удаление распознанных документов отвечает за автоматическое удаление обработанных объектов в установленный период времени.
Прочее содержит флажок «Открывать новые элементы справочников после создания».
В 1С можно загружать документы:
- Поступление (акт, накладная, УПД)
- Счет от поставщика
- Счет-фактура полученный
Рассмотрим работу сервиса на примере загрузки УПД от поставщика.
Загрузка документов осуществляется из раздела «Покупки – Поступление (акты, накладные, УПД)»
или «Покупки – Сервис – Распознание документов»
По кнопке «Загрузить» — «С компьютера»
либо по кнопке «Добавить файлы» на странице сервиса
В открывшемся окне – помощнике выбираем документ для загрузки, который хранится на вашем компьютере. «Добавить — Выбрать с диска»
После того, как выбрали документ и загрузили нажимаем «Далее»
После загрузки документа в открывшемся окне сервиса можно увидеть в табличной части загруженный документ и статус обработки. Также в верхнем углу отражается баланс доступных для распознания страниц. Если ранее операции загрузки по поставщику проводились, то в левой части таблицы отразится информация о Контрагенте, если же загрузка производится впервые, то данные можно будет внести вручную.
В правом поле выделяем загруженный документ.
Двойным кликом мышки, открываем загруженный документ, откроется форма документа доступная для сопоставления и корректировки.
При первичной загрузке необходимо выполнить сопоставление данных или же создание новых элементов справочников. Нераспознанные строки документа подсвечиваются красным цветом, также вверху над табличной частью документа указывается количество ошибок – нераспознанных элементов. Если в базе таковых нет, то создаем на основании данных из документа или выбираем из справочника.
Заполните пустые поля документа и проверьте данные загруженного документа. Далее по кнопке «Создать» создаем документ в своей базе, выбрав тип документа.
В журнале поступлений отразится созданный документ. Откройте его и проверьте корректность перенесенных данных. Скан документа прикрепляется автоматически. Для того, чтобы его открыть нажимаем на пиктограмму «Скрепка», расположенную над шапкой документа.
В данный момент сервис развивается и совершенствуется. Для того, чтобы сделать его более удобным в использовании в окне распознания документов есть гиперссылка для обратной связи с разработчиками сервиса 1С: РПД
