Оформлению дубликата трудовой книжки посвящен раздел V Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н (далее – Порядок).
Он действует с 1 сентября 2021 года.
При массовой утрате работодателем трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (например, экологические и техногенные катастрофы, наводнения, землетрясения, природные пожары и др.) выдача дубликатов трудовых книжек происходит на основании акта специальной комиссии. Эта комиссия создается органами исполнительной власти субъектов РФ (например, городской, областной, краевой администрацией), в ее состав включаются представители работодателей, профсоюзов (иных представительных органов), других заинтересованных организаций. Комиссия устанавливает трудовой стаж работников.
Правилам выдачи дубликата при массовой утере трудовых книжек работодателем, работе комиссии и установлению трудового стажа посвящен пункт 31 Порядка. При этом из норм абз. 7 п. 31 Порядка можно сделать вывод, что оформлять и выдавать работнику дубликат трудовой книжки в случае, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана), нужно в том же порядке, как и при массовой утрате трудовых книжек работодателем в связи с чрезвычайными ситуациями, то есть с созданием комиссии по установлению стажа и оформлением соответствующего акта.
Однако это не так. Из письма Минтруда России от 28.09.2021 № 14-6/ООГ-9180 следует, что при оформлении работнику дубликата трудовой книжки в связи с ее утратой или в связи с тем, что она пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана), создавать специальную комиссию и оформлять акт не требуется. В таких случаях работодатель по письменному заявлению работника оформляет дубликат трудовой книжки не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления. Что касается комиссии по установлению стажа, то Минтруд России подчеркнул, что она создается органами исполнительной власти субъектов РФ только при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций.
Источник: Информационная система 1С:ИТС
