Случаи, когда проведение инвентаризации обязательно, перечислены в п. 20 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств утверждены приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.
Формы первичных документов и регистров бухгалтерского учета, которыми оформляются результаты инвентаризации, а также указания по заполнению этих форм приведены в приказе Минфина России от 30.03.2015 № 52н. Для нефинансовых активов такими документами являются:
- Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087);
- Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092);
- Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835).
Если в ходе инвентаризации выявлены недостачи нефинансовых активов, их балансовую стоимость необходимо списать с учета. По общему правилу такая операция оформляется по дебету счета 0 401 10 172 «Доходы от операций с активами» и кредиту соответствующих счетов нефинансовых активов. Корреспонденция применяется при списании остаточной стоимости амортизируемого имущества, при отражении выбытия недостающих материальных запасов (в т.ч. готовой продукции, товаров) сверх норм естественной убыли. Выбытие недостающих активов отражается по тому виду деятельности, в рамках которого учитывалось недостающее имущество.
В разрядах 15 — 17 номера счета 0 401 10 172 указывается код аналитической группы подвида доходов бюджетов в зависимости от вида недостающего имущества (410 — 440).
В новых практических статьях справочников хозяйственных операций показано, как в «1С:БГУ 8» оформить и отразить в учете недостачу материалов, выявленную по результатам инвентаризации:
- по «1С:БГУ 8» для бюджетных и автономных учреждений;
- по «1С:БГУ 8» для казенных учреждений.