Смена фамилии сотрудника — ситуация частая и распространенная. Самый частый случай, когда сотрудница вышла замуж. Реже—когда по тем или иным причинам сотрудник просто меняет фамилию. Что же делать в данной ситуации?
Первое, получаем заявление о смене фамилии от сотрудника. Заявление может быть написано в свободной форме. К заявлению сотрудник должен приложить подтверждающие документы. Например, свидетельство о заключении брака или свидетельство о смене имени.
На основании заявления создаем приказ о внесении изменений в персонифицированные данные сотрудника.
В случае, когда сотрудник выбрал ведение трудовой книжки на бумажном носителе, на первом развороте зачеркните одной чертой прежнюю фамилию и впишите новую. На внутренней стороне обложки внесите информацию о документе, на основании которого внесены изменения. Дата, наименование и номер. Поставьте подпись ответственного лица и печать организации (при наличии).
Если сотрудник самостоятельно уведомил СФР, то после обращения он получит СНИЛС с тем же номером, но с обновленным именем.
Если сотрудник не обратился в СФР, то уведомить СФР о смене фамилии сотрудника может работодатель.
Что нужно сделать в программном продукте 1С, прежде чем подать отчет по форме АДВ-2.
Если кадровый учет ведется в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1:
– Заходим в раздел «Кадры» — справочник «Сотрудники», открываем данные сотрудника, который сменил имя.
Рядом с именем сотрудника есть гиперссылка «Изменить ФИО» кликнув мышкой, по которой, откроем помощник внесения изменений, куда заносим новые данные и дату смены ФИО.
Ниже есть гиперссылка «История ФИО» перейдя по которой можем увидеть информацию о ФИО сотрудника, которые были раннее до смены и новые данные, а также дату, с которой вступили в силу изменения.
Для заполнения отчета по форме АДВ-2 заходим в раздел «Отчетность, справки» — подраздел сервиса «1С-Отчетность». По кнопке «Создать» откроем окошко с перечнем отчетов. На вкладке «По категориям» выбираем «Отчетность по физлицам».
При заполнении отчета автоматически проставляется дата и организации. В поле «Сотрудник» подбираем сотрудника, который сменил фамилию. В поле «Данные, указанные в действующем страховом свидетельстве», должна быть внесена информация до изменения. Если сотрудник изменил фамилию, то флажок в поле «Вносить в изменяющиеся данные» ставим только напротив фамилии.
В течение трех дней после внесения изменений ФИО сотрудника необходимо отправить «Сведения о застрахованных лицах». Найти их можно в разделе «Кадры» — подраздел «Пособия» — Застрахованные лица (СЭДО).
В открывшемся помощнике выбираем сотрудника, по которому нужно отправить данные и нажимаем кнопку «Создать».
Откроется форма для заполнения данных к отправке.
Если кадровый учет ведется в программе 1С:Бухгалтерии 3.0
Менять ФИО сотрудника будем через историю в личной карточке сотрудника. Для этого заходи в раздел «Зарплата и кадры» — справочник «Сотрудники».
Открываем личные данные сотрудника. Напротив имени сотрудника кликаем мышкой по гиперссылке «История», где с помощью кнопки «Добавить» вносим изменения ФИО.
Что касается отчетности и справок, программные продукты 1С:Зарплата и управление персоналом и 1С:Бухгалтерия очень похожи. Отчетность по форме АДВ-2 формируется аналогично, как в 1С:ЗУП из раздела «Отчетность».
Сведения о застрахованных лицах в 1С:Бухгалтерии также можно сформировать в разделе «Зарплата и кадры» —Подраздел «Пособия».
Уведомление ФНС по месту регистрации Организации, а также уведомление контрагентов, о смене ФИО, требуется только в том случае, если ФИО сменил руководитель. Срок уведомления 7 рабочих дней (п. 5 ст. 5 Закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ).
В отчетности для СФР и ФНС указываем те данные сотрудника, которые действуют на момент отправки отчетов (письмо ФНС от 29.12.2017 № ГД-4-11/26889@). Это относится к отчетам: расчет о страховых взносах (РСВ), персонифицированные сведения, справка о доходах физического лица (приложение к годовой форме 6-НДФЛ).
Отчетность в СФР (ЕФС-1) с новыми данными сдаются после того, как СФР обновит данные в своей базе.
