Проведение документа в 1С — это отражение операции в учёте. После проведения программа формирует необходимые движения: меняет остатки товаров, расчёты с контрагентами, данные бухгалтерского, кадрового или управленческого учёта.
Проведение — это не только бухгалтерские проводки
Распространённое заблуждение: провести документ — значит обязательно сформировать проводки по дебету и кредиту.
На практике проведение может создавать движения не только в бухгалтерском учёте. Документ может изменять:
- остатки товаров на складах;
- взаиморасчёты с покупателями и поставщиками;
- денежные средства;
- резервы;
- данные по зарплате, налогам и взносам;
- сведения для управленческих, кадровых и других отчётов.
В чем отличие «Записать» и «Провести» документ
Команды «Записать» и «Провести» решают разные задачи, краткая сводка:
| Команда
|
Что происходит |
| Записать | Документ сохраняется в базе. Его можно открыть, изменить, проверить или оставить как черновик |
| Провести | 1С отражает операцию в учёте и создаёт движения по регистрам |
| Провести и закрыть | Документ проводится, после чего форма закрывается |
| Отменить проведение | Движения документа отменяются, но сам документ обычно остаётся в базе |
Например, сотрудник оформил документ «Поступление товаров». После записи в базе сохранится информация о поставщике, товарах, количестве и сумме. Но остатки на складе могут не измениться до проведения документа.
После проведения программа отразит поступление: товары появятся на складе, увеличится задолженность перед поставщиком или будут сформированы бухгалтерские проводки — в зависимости от используемой конфигурации и настроек учёта.
Почему документ может не проводиться
Ошибки проведения возникают по разным причинам:
| Причина
|
Что это означает | Что проверить |
| Недостаточно товара | Программа не может списать товар со склада | Остатки, склад, дату документа, поступления товара (Воспользоваться отчетами по складам) |
| Не заполнен реквизит | Не хватает обязательных данных | Организацию, договор, склад, статью, номенклатуру и другие поля |
| Нет прав | У пользователя нет разрешения на проведение | Роли и права доступа (Сделать запрос администратору ИБ для выдачи прав доступа) |
| Закрыт период | Изменение данных за прошлый период ограничено | Настройки даты запрета, закрытие месяца, права пользователя |
| Ошибка учёта | Данные документа противоречат настройкам или логике программы | Реквизиты, связанные документы, настройки учёта |
| Объект заблокирован | С теми же данными работает другой пользователь или выполняется обработка | Активные сеансы, регламентные операции, длительные обработки |
Если ошибка непонятна, лучше сохранить её текст, указать номер документа, дату, пользователя и действия перед возникновением ошибки. Такая информация позволит специалисту быстрее определить причину.
Можно ли исправить проведённый документ
Да, но порядок зависит от ситуации.
Если ошибка обнаружена сразу и период ещё не закрыт, обычно можно открыть документ, исправить реквизиты и провести его повторно. При повторном проведении 1С пересчитает движения с учётом новых данных.
Однако в рабочей базе не стоит менять или отменять проведение документов без оценки последствий. Документ может быть связан с оплатой, реализацией, поступлением, расчётом себестоимости, закрытием месяца, отчётностью или обменом с другими системами.
Особенно внимательно нужно работать с документами прошлых периодов. Исправление задним числом может изменить остатки, взаиморасчёты, проводки и показатели отчётности. В таких случаях способ корректировки лучше согласовать с бухгалтером или ответственным специалистом.
Что такое перепроведение документов
Перепроведение — это повторное проведение уже существующих документов. Оно может потребоваться после изменения реквизитов документа, обновления программы, исправления настроек учёта или корректировки связанных операций.
При перепроведении 1С отменяет прежние движения документа и формирует новые на основании текущих данных.
Не стоит использовать массовое перепроведение как универсальный способ исправить любые ошибки. Если причина расхождения не определена, массовая обработка может изменить учётные данные сразу по большому количеству документов и усложнить поиск проблемы.
Когда нельзя просто отменить проведение
Отмена проведения не равна удалению документа. Документ может остаться в базе, но перестать влиять на учёт.
При этом последствия отмены проведения могут быть существенными. Например, если отменить проведение реализации, товар может вернуться в остатки учёта, а данные по выручке и взаиморасчётам изменятся. Если документ связан с другими операциями, программа может не позволить отменить проведение без корректировки зависимых документов.
Поэтому перед отменой стоит проверить:
- есть ли связанные документы;
- закрыт ли период;
- был ли документ включён в отчётность;
- передавались ли данные в ЭДО, банк, маркировку, обмен с сайтом или другую систему;
- какой вариант исправления соответствует правилам учёта компании.
