Пакетная отправка электронных документов в 1С:ЭДО позволяет передать контрагенту сразу несколько связанных файлов (счёт, накладную, акт, договор) одной операцией и подписать их одной электронной подписью. Это экономит время, снижает риск потерять отдельный документ и упрощает контроль. В статье разберём пошаговые инструкции по отправке и приёму пакетов, а также типичные ошибки и ограничения.
Что такое пакет документов в 1С:ЭДО
Пакет документов в 1С:ЭДО — это группа электронных документов, объединённых для одновременной отправки одному контрагенту.
Ключевые особенности
- Единовременная отправка. Все документы из пакета передаются контрагенту в рамках одной транзакции.
- Единая подпись. Пакет подписывается одной электронной подписью (ЭП) — не нужно подписывать каждый документ отдельно.
- Удобство. Позволяет отправить комплект взаимосвязанных документов (например, счёт, накладную, акт и договор) одним действием.
- Контроль. Упрощает отслеживание статуса: можно видеть, принят ли пакет целиком или отклонён.
- Ограничение по количеству. Операторы ЭДО (например, «Калуга Астрал») обычно устанавливают лимит — не более 30 документов в одном пакете.
Как отправить пакет электронных документов в 1С:ЭДО
Шаг 1. Выберите документ для включения в пакет
Откройте в программе 1С любой электронный документ, который будет включён в пакет (например, документ «Реализация»).
Шаг 2. Перейдите в режим предпросмотра
В карточке документа нажмите: «ЭДО» → «Просмотреть электронный документ». Откроется интерфейс просмотра электронного документа.
Шаг 3. Нажмите кнопку «Добавить в пакет»
В интерфейсе просмотра найдите и нажмите кнопку «Добавить в пакет». Система предложит выбрать источники для добавления файлов:
- файлы с компьютера — загрузка документов с жёсткого диска, флеш‑накопителя или другого локального носителя;
- файл из хранилища — выбор документов, ранее загруженных в хранилище 1С;
- документ информационной базы — выбор документов из базы данных 1С.
Шаг 4. Выберите способ добавления документов
Система предлагает несколько вариантов:
- Автоматический выбор связанных документов — система предложит документы, связанные с текущим по данным учёта (например, накладная к счёту‑фактуре).
- Добавление печатной формы — мгновенное добавление печатной формы текущего документа (обычно в формате PDF).
- Добавление другого документа из базы — нажмите «Добавить другой», чтобы вручную выбрать документ из справочников 1С, не связанный с исходным. В открывшемся диалоге:
— укажите тип документа;
— выберите конкретный экземпляр документа.
Шаг 5. Проверьте состав пакета
После добавления документы отображаются в интерфейсе в виде отдельных вкладок — это позволяет быстро переключаться между ними для проверки.
- Чтобы добавить новые документы в уже создаваемый пакет, используйте кнопку с символом «+» рядом с вкладками.
- Чтобы удалить документ из пакета, наведите курсор на вкладку ненужного файла и нажмите значок «×» в правой части вкладки. Документ будет исключён из пакета, но не удалён из базы данных или с диска.
Шаг 6. Настройте формирование пакета (при необходимости)
Для документов в пакете можно изменить настройки по гиперссылке «Настройки формирования».
Шаг 7. Подпишите и отправьте пакет
После завершения формирования пакета нажмите кнопку «Подписать и отправить пакет». Подписание и отправка выполняются единовременно для всех файлов в пакете.
Важные нюансы и рекомендации
- Ограничение по количеству документов. Оператор ЭДО «Калуга Астрал» устанавливает лимит — не более 30 документов в одном пакете. При попытке отправить больше возникнет ошибка.
- Отключение пакетного отображения. В рабочем месте «Текущие дела ЭДО» пакет можно отобразить как отдельные документы. Для этого используйте кнопку «Настройки просмотра». Однако при открытии документа из пакета вы всё равно попадёте в общий пакет.
Как принять пакет документов ЭДО в 1С
Получение пакета электронного документа происходит аналогично получению одного электронного документа — по кнопке «Отправить и получить» в рабочем месте «Текущие дела ЭДО».
Входящие электронные документы отображаются в виде пакета, если отправитель объединил их перед отправкой.
Возможности обработки
- Пакетная обработка. Все стандартные операции — утверждение, подписание, отклонение и аннулирование — можно выполнить сразу для всего пакета. Для этого используйте соответствующие команды в интерфейсе.
- Индивидуальная обработка. При необходимости вы можете обработать документы из пакета по отдельности (например, утвердить часть и отклонить остальные):
— выберите нужный документ в пакете;
— перейдите на соответствующую вкладку пакета;
— нажмите «Другие действия» → «Действия с документом»;
— выполните требуемую команду.
Важное ограничение
От контрагентов, работающих в системе Saby, могут поступать пакеты с ограничением: действия с отдельными документами в них недоступны. Такие пакеты можно обработать только целиком.
