С 1 сентября 2026 года экспедиторские документы необходимо оформлять в электронном виде, подписывать электронной подписью и направлять в ГИС ЭПД – государственную информационную систему электронных перевозочных документов. Бумажный вариант останется допустимым только в отдельных случаях, установленных Минтрансом России.
Кто такой экспедитор
Экспедитор – это организация или ИП, которые не только организуют перемещение груза, но и могут выполнять сопутствующие задачи: оформить перевозку, привлечь перевозчика, подготовить документы, организовать хранение, страхование, сопровождение груза, таможенное оформление и уплату пошлин.
Работа экспедитора с клиентом оформляется договором транспортной экспедиции. Важно отличать его от договора перевозки: перевозчик непосредственно доставляет груз, а экспедитор организует перевозку и оказывает связанные с ней услуги.
Какие документы станут электронными
При работе по договору транспортной экспедиции используются три основных экспедиторских документа:
| Документ | Для чего нужен |
| Поручение экспедитору (ПЭ) | Фиксирует, какие услуги и на каких условиях должен оказать экспедитор |
| Экспедиторская расписка (ЭР) | Подтверждает, что экспедитор принял груз для перевозки от клиента или указанного грузоотправителя
|
| Складская расписка (СР) | Подтверждает, что экспедитор принял груз на складское хранение |
С 1 сентября 2026 года эти документы оформляются в электронном виде:
— электронное поручение экспедитору;
— электронная экспедиторская расписка;
— электронная складская расписка.
ЭЭД формируются по утвержденным форматам, подписываются электронными подписями уполномоченных физических лиц и передаются в ГИС ЭПД. Это касается именно экспедиторских документов, а не только обмена файлами между заказчиком и экспедитором.
Какие еще документы могут понадобиться
| Документ | Назначение |
| Договор транспортной экспедиции
( договор ТЭУ) |
Заключается между заказчиком и экспедитором. В нем определяются услуги экспедитора, обязанности сторон, стоимость, порядок расчетов и ответственность |
| Транспортная накладная | Оформляется, если экспедитор заключает договор перевозки от своего имени и выступает грузоотправителем. В электронной транспортной накладной (ЭТрН) в разделе 1 необходимо указать, что грузоотправитель является экспедитором |
| Заказ (заявка) на перевозку | Фиксирует предварительные договоренности между грузоотправителем и перевозчиком: данные о грузе, маршруте, сроках, транспорте и условиях перевозки |
Когда можно оформить документы на бумаге
С 1 сентября 2026 года бумажные экспедиторские документы допустимы только в отдельных случаях. Экспедитор может оформить поручение, экспедиторскую или складскую расписку на бумаге, если:
— услуги оказываются для нужд органов государственной власти, обороны, безопасности, обеспечения правопорядка, а также при работе со специальными или воинскими грузами;
— перевозка организована на территории России, где действует режим повышенной готовности, чрезвычайной ситуации, чрезвычайного или военного положения либо режим контртеррористической операции;
— у экспедитора или клиента отсутствует возможность передать электронный документ через интернет из-за обстоятельств непреодолимой силы;
— клиентом является физическое лицо, которое заказывает услуги для личных, семейных, домашних или иных целей, не связанных с предпринимательством;
— клиент по договору транспортной экспедиции — иностранная организация или физическое лицо.
Во всех остальных случаях экспедиторские документы необходимо формировать в электронной форме, подписывать электронной подписью и направлять через ГИС ЭПД.
Итог
С 1 сентября 2026 года электронные экспедиторские документы станут обязательной частью работы с перевозками. Но переход не нужно откладывать или воспринимать как сложную задачу: главное — заранее выбрать подходящее решение, настроить обмен с контрагентами и проверить электронные подписи сотрудников.
