ЭПД — это те же самые перевозочные документы, но в электронном виде. При этом электронный документ обладает такой же юридической силой, как бумажный, поскольку подписывается электронными подписями участников и регистрируются в государственной информационной системе.
Правовая основа была заложена ещё Федеральным законом от 02.07.2021 № 336-ФЗ, который внёс изменения в Устав автомобильного транспорта. Согласно ФЗ от 07.06.2025 № 140-ФЗ С 1 сентября 2026 года для всех отраслей станет обязательным использование в электронном виде следующих документов: заказ (заявка), транспортная накладная, экспедиторская расписка, складская расписка, поручение экспедитору, железнодорожная накладная, грузовая авианакладная.
Цифровой паспорт перевозки – это динамический (анимированный) QR-код для водителя в формате GIF, формируется в электронной транспортной накладной (далее ЭТрН) и в электронном путевом листе (далее ЭПЛ). ГИС ЭПД формирует QR-код после проверки всех титулов и возвращает оператору за несколько секунд. Отсутствие QR-кода приравнивается к отсутствию перевозочных документов и влечёт штрафные санкции. QR-код доступен водителю: в мобильном приложении 1С-ЭПД, по электронной почте.
Информация, которую хранит в себе QR-код из мобильного приложения:
— маршрут движения: адрес погрузки и адрес выгрузки;
— водителю ФИО, водительское удостоверение, ИНН, контактный номер телефона;
— грузоотправитель: название организации, ИНН, адрес, контактные данные;
— перевозчик/перевозчики: название, ИНН, адрес, контактные данные;
— транспортное средство (ТС): гос. номер, марка, модель, грузоподъёмность, вместимость;
— спец. разрешение: номер, дата, установленный маршрут;
— грузополучатель: название организации, ИНН, адрес, контактные данные;
— информация о грузе: наименование, вес, объём, плотность, доп. характеристики;
— общие сведения: дата выдачи QR—кода, предельная дата доставки, результаты верификации сведений, результаты валидации электронных подписей.
Водителю заблаговременно нужно настроить мобильное приложение 1С-ЭПД для работы, настроить роль для участия в перевозках – «Водитель», выбрана организация, по которой будут производиться перевозки, сформирована подпись для работы с 1С-ЭПД. В отдельной статье мы рассказали, как подключить мобильное приложение для работы с 1С-ЭПД.
Зоны ответственности водителя:
— перевозка груза;
— предоставление информации о грузе или рейсе при проверке в пути;
— подтверждение факта погрузки или разгрузки.
На схеме представлена работа с электронной транспортной накладной, на ней указано в какой последовательности происходит работа с титулами и когда формируется QR-код в мобильном приложении.
Большое обучение по ЭПД от «Калуги Астрал»
Рассмотрим поподробнее работу с QR-кодом. Перед рейсом водителю необходимо открыть мобильное приложение и проверить отображение QR-кода, в этом случае код сохраняется в кэш-памяти телефона и будет доступен даже без интернета. «Скрины» (то есть сохранение изображения QR-кода в виде картинки) не подойдут, поскольку QR-код является динамическим, состоящим из нескольких изображений, а не просто картинка. Если нет интернета в месте загрузки/приёмки груза (стационарного, wi-fi, мобильного, спутникового интернета), то нужно связаться с ответственным лицом своей организации (например, позвонить) о сообщить о загрузке/приёмке груза, чтобы сотрудник подписал ЭТрН своей КЭП.
При проверке на дороге инспектором ГИБДД данных о перевозке груза водителю необходимо предъявить QR-код из мобильного приложения (e-mail). QR-код кэшируется в приложении для работы без интернета. Инспектор сканирует QR-код служебным устройством и получает данные о перевозке. Если связи нет, инспектор может проверить по УИД ЭТрН либо ЭПЛ – 16-значному номеру, который указан в документе. Так как QR-код динамический, то скриншоты, фотографии, видео или распечатки QR-кода считаются недействительными при проверке.
Важно: если у инспектора ГИБДД отсутствует спецоборудование для считывания, он не вправе требовать бумажные носители и штрафовать за их отсутствие (согласно п. 2.1.1 ПДД РФ). В случае неисправности планшета или мобильного телефона сотрудника ГИБДД он должен связаться с постом ГИБДД по рации и удалённо, с помощью коллег с поста, узнать всю информацию по грузу, запросив данные из ГИС ЭПД по номеру автомобиля.
Ответы на распространённые вопросы по работе с QR-кодом в 1С-ЭПД:
- Можно ли записать QR-код на видео? Да, можно записать короткое видео экрана, но есть риск некорректного считывания информации при предъявлении. Лучше сохранить QR код в мобильном приложении в кэш устройства.
- Что делать если у водителя нет смартфона, только кнопочный телефон? Важно обеспечить водителя смартфоном, так как QR-код, подтверждающий наличие ЭТрН/ЭПЛ, инспектору ГИБДД демонстрируется с экрана смартфона.
- Расшифровывается ли QR-код обычным телефоном? Нет, расшифровка доступна только служебным устройствам ГИБДД со специальными алгоритмами.
- Во время рейса меняется ли QR-код при оформлении электронного путевого листа? Нет, QR-код формируется один раз после подписания всех титулов Т1-Т4 и не меняется.
- Как поступить если не формируется QR-код более 4 часов? Обратиться в техническую поддержку: 8-800-533-31-41 телефон, epd@1c.ru общая эл. почта технической поддержки, в мессенджер MAX @official1cepd_bot (перейдя по ссылке https://max.ru/official1cepd_bot ).
- На какие документы формируется QR-код? В 1С-ЭПД предусмотрено формирование QR-кода и на ЭПЛ, и на ЭТРН. Эти QR-коды не связаны между собой, так как ЭТрН и ЭПЛ – два разных документа.
- Можно ли показать QR-код «безопасникам» на пункте охраны? Можно, но расшифровка доступна только служебным устройствам ГИБДД. Охрана увидит только QR-код.
- Как сотрудник ГИБДД может проверить у водителя электронный путевой лист? С помощью QR-кода из мобильного приложения у водителя, QR-код формируется в системе перед выездом в рейс водителя.
- Что делать если водитель — самозанятый?
— если это перевозчик, он должен оформить ИП, будет использоваться ЭТрН;
— если это «ваш» водитель, и вы грузоотправитель, то необходимо оформить с ним договорные отношения, оформить договор аренды авто; ЭТрН не нужна, но возникают выплаты водителю (оплата, налоги, аренда автомобиля), это дороже ЭТрН;
— если вы перевозчик, ЭТрН всё равно нужна, оформляется грузоотправителем.
- Как оформить ЭПЛ, если в рейс отправляются несколько водителей? В этом случае в титуле 1 (Т1) указывается информация обо всех водителях и единовременно оформляется несколько Т2 (на каждого водителя). Таким образом, в таких ситуациях оформляется один ЭПЛ, но с Т2 по каждому водителю.
- Если в течение рейса один водитель меняет другого на одном ТС? В этом случае оформляются два ЭПЛ. В рейс сначала отправляется один водитель, а в процессе перевозки на одной из точек (остановка, перегрузочный узел, база) он официально передаёт транспортное средство другому водителю. Тогда оформляется новый комплект ЭПЛ (Т1, Т2, Т4) со ссылкой на предыдущий, и уже новый водитель становится участником рейса на следующем участке.
- Можно ли использовать один ЭПЛ на несколько рейсов? Согласно приказу Минтранса РФ № 390, вы можете открыть один ЭПЛ, если водитель в течение своей смены совершает один или несколько регулярных рейсов (например, развозит товар по точкам). Если каждый рейс занимает несколько дней, на каждый такой длительный выезд оформляется свой отдельный путевой лист.
- Есть ли исключения, при которых транспортная накладная, заказ и заявка оформляются на бумажном носителе? Приказ Минтранс от 01.06. 2026 № 262 «Об определении случаев, при которых транспортная накладная, заказ и заявка, предусмотренные частями 1 и 5 статьи 8 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», оформляются на бумажном носителе».
Согласно приказу, бумажный формат сохраняется в следующих случаях:
- военные перевозки, где Минобороны — грузоотправитель/грузополучатель;
- иностранный грузоотправитель/грузополучатель, не включённый в РАФП;
- каботажные перевозки иностранными перевозчиками, зарегистрированными в ЕАЭС;
- перевозка для ФЛ в личных целях (не связанных с предпринимательской деятельностью);
- отсутствие технической возможности направить документы в ГИС (важно, чтобы это было зафиксировано государственной системой обнаружения, предупреждения и ликвидации кибератак);
- при отсутствии интернета в населённых пунктах с действующими ограничениями;
- если грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо;
- перевозка драгоценных металлов и камней.
Водитель является непосредственным участником перевозки. Хотя он не всегда является стороной договора перевозки, без него невозможна работа многих электронных перевозочных документов.
В зависимости от организации процесса водитель может:
- получать данные по ЭТрН;
- работать с электронным путевым листом;
- предъявлять QR-код при проверке на дороге инспекторам ГМБДД;
- подтверждать отдельные операции через мобильное приложение (водитель ставит отметки простая электронная подпись в ЭПД на каждом этапе перевозки).
Что меняется для водителя? Раньше водитель возил с собой папку бумажных документов. При использовании 1С-ЭПД основная информация становится доступна в мобильном приложении.
Что важно понимать: водитель не становится специалистом по электронному документообороту. Большая часть работы по созданию и подписанию документов остаётся за сотрудниками компании.
Основная задача водителя — использовать мобильное приложение 1С-ЭПД и иметь доступ к информации о рейсе (QR-код).
Желаем вам комфортной работы с сервисом и мобильным приложением 1С‑ЭПД. Мы будем своевременно информировать вас об изменениях законодательства и публиковать понятные инструкции, которые помогут эффективно пользоваться сервисом.
По вопросам стоимости предоплаченных годовых тарифов 1С‑ЭПД обращайтесь по телефону: +7 (4722) 520‑911.
