Клиент приобрел франшизу магазина «Пятёрочка» и реализует товары на торговой площадке. Оформление документов по поступлению товаров, их реализации и оплатам отражается в личном кабинете X5 Group. Вся детальная информация предоставляется в виде отчетов с широкими возможностями настройки и выгрузки данных в формате Excel.
Потребность клиента
Для составления бухгалтерской отчетности данные необходимо было обязательно дублировать в 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0. Ручной перенос документов и номенклатуры занимало значительное время и требовало постоянного внимания бухгалтера.
Решение
Для автоматизации этого процесса была разработана внешняя обработка по загрузке данных из файла Excel.
Возможности обработки
Обработка содержит две вкладки и обрабатывает два отдельных файла Excel:
- розничную выручку;
- данные о поступлениях и реализации товаров.
На стороне личного кабинета эти данные формируются в двух разных отчетах.
Первая вкладка движение денежных средств по дням.
Реализована возможность напрямую из обработки создавать документ «Поступление наличных».
Помимо суммы, указанной в выгрузке, автоматически заполняются поля:
— организация,
— вид операции,
— контрагент,
— счета расчетов/авансов,
-статья доходов,
— комментарий.
Дополнительно, по запросу клиента, реализовано создание документа «Операция, введенная вручную», который отражает движение денежных средств в соответствии с его учетной политикой.
Вторая вкладка
На второй вкладке реализовано автоматическое создание:
— документа «Отчет о розничных продажах» — с данными о продажах, возвратах в день продажи и оплатах;
— документа «Поступление товаров от поставщика» — по данным о поставках из Excel.
Умная работа с номенклатурой
Отдельно проработали блок по номенклатуре, чтобы избежать дублирующихся позиций.
Возможности:
— Обработка автоматически сопоставляет номенклатуру по наименованию (с учетом того, как она приходит в файле из X5).
Если номенклатура найдена неоднозначно или ранее была заведена некорректно, система предлагает вручную подобрать нужную позицию, чтобы избежать дублей.
При отсутствии номенклатуры в базе доступна команда «Создать номенклатуру» — обработка создаст все недостающие позиции с пред заполненными полями (наименование, ставка НДС, единица измерения и др. по договоренности с клиентом).
Так клиент одновременно решает две задачи: загружает документы и постепенно приводит справочник номенклатуры в порядок.
Как это выглядит в работе
Клиент выгружает файл Excel из личного кабинета X5 Group.
В обработке выбирает файл и нажимает кнопку «Заполнить».
Система анализирует данные, заполняет табличную часть, показывает суммы по продажам, возвратам, поступлениям, разбивку по НДС и т. д.
Пользователь запускает проверку номенклатуры:
- смотрит, где система подобрала позиции автоматически;
- при необходимости вручную сопоставляет спорные строки;
- по кнопке создает недостающие позиции номенклатуры.
После проверки пользователь нажимает «Создать документы»:
— формируются «Поступление наличных», «Операция, введенная вручную», «Отчет о розничных продажах», «Поступление товаров от поставщика»;
— документы уже заполнены с учетом учетной политики и схемы работы клиента.
Важно отметить, что данный вариант обработки создавался под конкретные требования и особенности учета заказчика и не является универсальным тиражным продуктом. При необходимости функционал может быть доработан, расширен или адаптирован под индивидуальные задачи вашей компании с учетом специфики учета.
Если вы хотите так же сократить ручной труд в 1С — свяжитесь с нами 8 (4722) 520-911. Предложим решение под ваши процессы и поможем внедрить его в работу.
